Projekt Arkinera – ökad förmåga att jobba med gemensamma grundläggande förutsättningar för digitalisering

.Arkitektur i digitaliseringssammanhang kan kännas främmande. Men det handlar om gemensamma grundläggande förutsättningar för digitalisering. Men det handlar om att skapa ordning och reda och skapa ett sammanhang mellan olika delar/skikt som är berörda av digitalisering och underlätta återanvändning av det som redan finns. Det är ett arbete som motsvaras av att ta fram kontoplanen för ekonomihanteringen eller översikts- och detaljplaner för stadsbyggandet.

Gemensamma grundläggande förutsättningar för digitalisering gör det enklare och billigare att bygga och nya och befintliga digitala tjänster.  Det blir också lättare att samarbeta med andra och återanvända lösningar och data mellan system och mellan kommuner. En annan positiv effekt är att det blir enklare att se att det finns en röd tråd från strategier och mål via verksamhetens processer/rutiner/IT-system och den information som skapas och används av verksamheten ner till den tekniska infrastruktur som behövs.

Det är grunden samma resonemang man för inom t ex byggbranschen. 

Peab har 15000 anställda och verkar i alla typer av bygg och anläggningsarbeten. Arkitektur och arkitektkompetens är helt nödvändigt för arbetet. Skulle någon vilja bygga en sportarena eller ett flervåningshus baserat på enbart de enskilda hantverkarnas individuella kunskaper om konstruktionsmoment. Varför skulle det vara en skillnad i att bygga en organisations verksamhetsstöd? 

SKR och Inera har stort fokus på detta område. Så om din kommun ska tillämpa de nationella strategier som finns och kunna återanvända redan skapade nyttigheter från bl a Inera och  Arkitekturgemenskapen måste du ha personal som kan tolka och bedöma arkitekturer och föra diskussioner med t ex leverantörer kring hur ett system passar in.

Projektet kommer att skapa denna kompetens hos de personer som deltar från din kommun.

 

Målgrupp

Målgruppen är de som är beslutsfattare, strateger, verksamhetsutvecklare, inköpare och andra som är verksamma inom digitaliseringsområdet och som skulle ha nytta av att kunna förstå och använda det strukturerade arbetssätt som man får av att arbeta via arkitekturer.

Du som deltar behöver inte ha någon speciell titel, roll eller förkunskaper. Du kan vara nära verksamheten eller nära tekniken. Huvudsaken är att det finns ett intresse för digitalisering och en vilja att arbeta med detta område på ett strukturerat sätt.

 

De grundläggande skikten

Arkitekturgemenskapen utgår från nedanstående bild.

Strategiskiktet innehåller organisationens planerade utveckling vilken realiseras av innehållet i Verksamhetsskiktet där arbetet utförs via olika processer, rutiner etc .

Informationsskiktet understödjer verksamhetens behov av information som i sin tur understöds av teknikskiktet där informationen hanteras i system, nätverk används och informationen konsumeras i en dator via olika applikationer.

Säkerhetsskiktet har påverkan på alla skikt då säkerhet måste hanteras i var och ett av dem.

Även Realiseringsskiktet har påverkan på alla skikt då det hanterar utveckling och uppföljning av arkitekturens samtliga skikt.


Ordning och reda

En kommun måste ha förmågan att beskriva hur strategier hänger ihop med de digitala lösningarna och samtidigt visa hur dessa lösningar stödjer verksamheten och hur medborgaren får tillgång till de tjänster som behövs. Målet är att få helheten att hänga ihop, dvs att uppfyllandet av verksamhetsmål hanteras i processer och rutiner, har processerna och rutinerna har tillgång till de applikationer och information som behövs och att dessa i sin tur bygger på en stabil teknisk infrastruktur.

Det handlar  också om att hålla sig till gemensamma begrepp och sätt att beskriva saker vilket underlättar vid samverkan och återanvändning av redan framtagna beskrivningar och gränssnitt. Detta ger bättre ordning och reda i organisationen och mellan organisationer. 

 

Återanvändning

Om kommunen skapar gemensamma grundläggande förutsättningar för digitalisering så möjliggörs återanvändning av olika slag vilket sänker kostnader och minskar komplexitet och krångel. Detta underlättar framtagande av t ex nya e-tjänster och bidrar på så sätt till ett kostnadseffektivt IT-stöd.

 

Nytta och konsekvenser av arkitekturer 

Västerås stad hade vid en tidpunkt 11 parallella avtal med Skatteverket avseende uttag av personuppgifter. Det var olika delar av verksamheten som oberoende av varandra hade tillgodosett sitt behov av korrekta uppgifter. Även om kostnaden för dessa 11 avtal inte är så hög så var hanteringen av dessa uppgifter som skedde på 11 olika ställen i organisationen omfattande och kostnadsdrivande. Då det även skilde något mellan de olika hanteringarna så var inte den totala kvalitén tillfredställande. 

En etablering av ett standardiserat sätt att hämta aktuella identitetsuppgifter till en för kommunen central källa och att förse andra behövande register med identitetsinformation därifrån gav en betydande kvalitetshöjning i organisationen som helhet. Det gav även en bra grund till att förse denna centrala källa med andra organisatoriska data kopplat till identitet som ökade värdet ytterligare. Den centrala källan är idag en etablerad “sanning” för Identitet och dess relaterade attribut. 

Exempel på tillfällen där brist på/brister i arkitekturer fått konsekvenser är: 

  • Terroristattacken på Drottninggatan när teleoperatörna inte kunde leverera begripliga data på flera veckor pga brister i informationsarkitekturen.

     

  • Fallet med Transportsstyrelsen där den helt grundläggande orsaken till varför Transportstyrelsens upphandling och outsourcing kom att dras med bristfällig hantering av känsliga och skyddade personuppgifter var att man saknade relevant kunskap om vilken information myndigheten hade och saknade kännedom om hur denna information ska hanteras.

     

Nuläget kring grundläggande gemensamma förutsättningar för digitalisering

Idag finns det brister inom detta område även om enskilda kommuner har kommit långt, i synnerhet inom vissa av skikten. Men det förekommer, även inom en enskild organisation, ofta flera varianter på tekniska lösningar för samma sak, synonymer och homonymer (samma begrepp för olika saker) i data mm.

Detta medför att det är svårt och kostsamt att skapa e-tjänster som är mer avancerade än dagens, t ex genom att låta e-tjänsten ha funktioner som omfattar flera verksamheter/system/datamängder. Även andra typer av praktisk samverkan blir lidande på grund av de olikheter och oklarheter som med tiden vuxit fram. Samarbete mellan kommuner försvåras också.

En effekt av en mer gemensam arkitektur är att marknaden påverkas. En mer enhetlig arkitektur hos kommunerna skulle göra det enklare och mer kostnadseffektivt för systemleverantörer att skapa lösningar som med ett minimum av anpassningar kan användas av flera olika aktörer.

 

Vad ska projektet göra?

EU har identifierat bristen på arkitektur/grundläggande gemensamma förutsättningar för digitalisering.

som ett stort hinder för den inre digitala marknaden. Man har därför tagit olika typer av lösningar/designer som kommunerna kan återanvända.

Det som saknas är det sista steget, dvs att kommunerna återanvänder det som tagits fram på nationell och europeisk nivå. Det är först då nytta i form av fler, mer avancerade e-tjänster, fler systemleverantörer på marknaden med tillhörande konkurrens uppstår. Kunskaperna man får via detta projekt underlättar därför nästa steg i e-tjänsteutvecklingen och annan digitalisering av samhället.

Projektet har följande mål och delmål:

Kompetensen kring arkitektur ska höjas hos kommunerna

  • Befintlig kompetens hos kommunerna ska ha inventerats
  • Minst 10 kunskapshöjande seminarier ska ha genomförts
  • Minst 3 studiebesök/konferensdeltagande ska ha genomförts 

Beskrivning av arbetssätt (”best practice”) kring hur nationella IT-arkitekturriktlinjer används i de arkitekturer regionens kommuner via ett case ska ta fram

  • Minst ett område av särskilt intresse för kommunerna som får utgöra ”case” ska tas fram
  • Val av standard/verktyg för dokumentation av arkitekturen ska göras. Verktyg ska anskaffas
  • Minst 10 workshops ska genomföras där arkitekturer för olika arkitekturskikt tas fram, bl a det översta skiktet där förmågor beskrivs, informations- och processkikt samt det tekniska skiktet. Kopplingar inom skikten och mellan sikten ska tas fram och dokumenteras enligt vald standard/i valt verktyg.
  • Arbetssättet i projektet ska utvärderas i workshops och ett dokument som beskriver ”best practice” ska skapas.

Projektaktiviteterna ska pågå mellan 2020-09 — 2023-04

Vill du veta mer – skriv till thomas.kvist@regionvasterbotten.se

Seminarier och andra kunskapshöjande aktiviteter

Projektet välkomnar Västerbottens kommuner till en serie kunskapshöjande seminarier om grundläggande förutsättningar för digitalisering. Syftet är att kunna samverka mer och dra nytta av varandra.

Med en gemensam grundstruktur kan kommuner börja dela på kostnader, system och tjänster i en betydligt högre utsträckning än idag. Då kan man återanvända varandras lösningar och nya e-tjänster kan skapas gemensamt. Det skulle spara mycket tid och pengar!

Tid: Våren 2021
Plats: Digitalt
Avgift: Kostnadsfritt
Arrangör: Arkinera, Region Västerbotten

Utbildningen är både teoretisk och praktisk. Deltagarna får lära sig hur man skapar och återanvänder data mellan befintliga system och hur man strategiskt planerar sin organisation, kopplat till sina etablerade verksamheter. Helhetstanken är viktig, verksamhetens mål och de digitala lösningarna hänger ihop.

Kvinnor och personer födda utanför Sverige är ofta underrepresenterade i dessa sammanhang. Vi välkomnar därför särskilt personer i dessa grupper till projektets aktiviteter.

Länk till anmälan

Detta ska vi jobba med

  • Ge en första inflygning på vad arkitektur är och hur det kan stödja verksamheten.
  • Skapa förståelse för hur strategier kan få genomslag i verksamheten och bidra till ökad kvalitet
  • Skapa förståelse för vad som ger förutsättningar för stödjande system och teknik
  • Skapa förståelse för olika typer av data och information samt för dess hantering
  • Skapa förståelse för vad som ger förutsättningar för stödjande system och teknik
  • Skapa förståelse för att säkerhetsarbete är en del av allt arbete
  • Ge praktiska exempel på hur arkitektur stödjer utveckling av verksamheten

Till detta kommer gästföreläsare med praktiska erfarenheter och studiebesök om coronaläget tillåter detta. Åtminstone inledningsvis är allt deltagande digitalt.

Deltagandet ska ge praktisk nytta – din input behövs. Deltagandet ska ge praktisk nytta som hjälper dig i ditt arbete. Vi vill därför få in önskemål och idéer om punkter vi ska ta upp. Vi kan även anordna seminarier med föreläsare som tar upp ämnen av intresse för dig och din verksamhet. Så även idéer kring föreläsningsteman och föreläsare tas tacksamt emot.

Projektet finansieras av Europeiska unionen och region Västerbotten.